Welche Angaben wir wann erheben

Die Projektakte liegt in einer Datenbank in Frankfurt am Main. Ihr Text, die erkannten Gewerke, die Positionen, die Antworten aus dem Dialog und bis zu 6 verkleinerte Fotos werden dort gespeichert, damit Sie die Akte auf einem anderen Gerät fortsetzen können und damit Betriebe nach der Freigabe daraufsehen können.

Sie brauchen dafür kein Konto. Ihre Akte hängt an einer zufälligen Kennung in einem Cookie dieses Browsers. Sie enthält keinen Namen, und in der Datenbank steht nicht die Kennung selbst, sondern nur ihr Hashwert: Aus einem Abzug der Datenbank lässt sich das Cookie nicht zurückrechnen. Der Link, den wir Ihnen auf Wunsch schicken, ist der zweite Weg zu Ihrer Akte.

Kontaktangaben und Einwilligungen stehen getrennt von der Akte. Das ist kein Ordnungsprinzip, sondern der Grund, warum die Auskunft und die Löschung weiter unten in einem Schritt funktionieren: Was zu Ihrer Person gehört, liegt an einer Stelle und nicht verstreut. Jede Einwilligung wird mit Zeitpunkt und dem Wortlaut protokolliert, dem Sie zugestimmt haben.

Ein halb ausgefülltes Feld bleibt im Sitzungsspeicher. Damit ein Schritt zurück Ihre Eingabe nicht wegwirft, merkt sich Ihr Browser die getippten Werte bis zum Absenden. Sie verschwinden, wenn Sie den Tab schließen. Gesetzte Häkchen werden ausdrücklich nicht gemerkt: Ein wiederhergestelltes Häkchen wäre von einem vorangekreuzten nicht zu unterscheiden.

Verantwortlich für die Verarbeitung ist CITO GmbH, Jungfrauenthal 8, 20149 Hamburg. Die vollständigen Angaben stehen im Impressum.

• Betrieb der Anwendung und Datenbank: Google Cloud, Region europe-west3 (Frankfurt am Main). Dort laufen der Server und die Datenbank, in der Ihre Projektakte liegt.
• Sprachmodell für den Dialog: Google Cloud Vertex AI über den EU-Endpunkt, also mit Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union. Der Text, den Sie im Dialog schreiben, wird an das Modell übermittelt, damit es die nächste Frage stellen kann. Ist kein Modell konfiguriert oder antwortet es nicht, beantwortet die hinterlegte Wissensschicht den Dialog, und es wird nichts übermittelt.
• E-Mail-Versand: Resend, Region us-east-1 (USA). Für den Speicher-Link und die Benachrichtigung, wenn ein Angebot eingeht. Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse und der Text der Nachricht.

Mit jedem dieser Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Keiner von ihnen darf die Daten für eigene Zwecke verwenden.

Der E-Mail-Versand verlässt dabei die EU. Resend versendet aus einem Rechenzentrum in den USA. Das ist eine Übermittlung in ein Drittland nach Art. 44 ff. DSGVO, und die Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Übermittelt wird nur, was in einer E-Mail steht: die Empfängeradresse und der Text der Nachricht. Ihre Projektakte, Ihre Fotos und Ihre Anschrift bleiben in Frankfurt am Main. Die Region ist beim Anlegen der Absenderdomain festgelegt worden und lässt sich nur durch eine neue Domain ändern; bis das geschieht, steht es hier.

Wir zählen, welche Seiten wie oft aufgerufen werden und von welcher Website aus jemand zu uns gekommen ist. Gespeichert wird davon eine Tagessumme in unserer eigenen Datenbank: der Tag, der Pfad der Seite, der Name der verweisenden Website und eine Zahl.

Was dabei nicht passiert, ist der Grund, warum wir Sie um nichts bitten müssen: Wir setzen kein Cookie, legen nichts in Ihrem Browser ab und lesen nichts aus ihm aus. Wir speichern Ihre IP-Adresse nicht, vergeben keine Kennung und halten keinen Zeitpunkt einzelner Aufrufe fest. Deshalb gibt es hier auch keinen Banner, den Sie wegklicken müssten.

Die Kehrseite benennen wir lieber, als sie zu verschweigen: Wir wissen dadurch nicht, wie viele Menschen die Seite besuchen, sondern nur, wie oft sie aufgerufen wird. Wer drei Seiten liest, erscheint dreimal. Für unsere Frage, an welcher Stelle eine Erklärung nicht trägt, reicht das, und der Preis dafür wäre, Sie wiederzuerkennen.

Kein Dienstleister ist daran beteiligt. Die Zahlen entstehen und bleiben auf demselben Server in Frankfurt am Main, auf dem auch die Anwendung läuft.

Betriebe sehen Ihre Projektakte erst, wenn Sie sie freigeben, und nur die Betriebe, die Sie in diesem Schritt selbst ausgewählt haben. Bis dahin steht in der Akte die Postleitzahl und nicht Ihre Adresse. Es gibt keinen Verkauf von Kontakten an Dritte und keine Weitergabe an Betriebe, die Sie nicht angeklickt haben.

Ein Anruf kommt nur, wenn Sie das Häkchen dafür gesetzt haben. Ohne dieses Häkchen ruft weder wir noch ein Betrieb an. Dasselbe gilt für Nachrichten über WhatsApp. Werbliche E-Mails setzen zusätzlich voraus, dass Sie einen Bestätigungslink in einer ersten E-Mail angeklickt haben; bis dahin gilt das Häkchen nicht.

Eine Projektakte, die Sie nie freigegeben haben, löschen wir zwölf Monate nach der letzten Änderung. Gemeint ist der Zeitpunkt, an dem zuletzt etwas an der Akte geschrieben wurde. Wir zählen nicht mit, wann Sie eine Akte zuletzt angesehen haben: Dafür müssten wir jeden Aufruf festhalten, und das wäre mehr Protokoll als die Frist wert ist.

Eine freigegebene Projektakte löschen wir drei Jahre nach der Freigabe. Der Grund ist nicht unser Interesse, sondern Ihres: Am Bau laufen nach der Ausführung Gewährleistungsfristen, und in dieser Zeit ist die Akte mit Leistungsverzeichnis, Angeboten und Fotos das Beweisstück, wenn etwas strittig wird.

Zu jeder abgeschickten Angabe entsteht ein Protokolleintrag, und der geht mit der Akte. Er hält fest, wann welche Stufe abgeschickt wurde und wie die Akte in diesem Moment aussah: Vollständigkeit, Gewerke, Kostenrahmen, Postleitzahl und Ort. Ihr Name, Ihre Adresse und Ihre Kontaktmöglichkeiten stehen nicht darin. Wird eine Akte nach den Fristen oben gelöscht, gehen ihre Protokolleinträge mit. Bleibt ein Eintrag ohne Akte zurück, löschen wir ihn zwölf Monate nach seinem Eingang.

Was handels- oder steuerrechtlich aufbewahrt werden muss, löschen wir nicht mit der Frist. Solche Unterlagen werden dann nur noch für den Zweck vorgehalten, der die Aufbewahrung verlangt, und für nichts anderes.

Heute trifft das genau einen Fall: eine Akte, in der ein Auftrag zu einem festen Wert vergeben wurde. Dieser Wert ist die Grundlage, auf der zwischen uns und dem beauftragten Betrieb abgerechnet würde. Das Programm, das die Fristen ausführt, löscht eine solche Akte nach Ablauf ihrer Frist deshalb nicht, sondern stellt sie zurück und meldet sie. Wie lange sie dann liegen bleibt, sagen wir hier nicht, denn eine Abrechnung gibt es bisher nicht, und eine Frist ohne Grundlage wäre geraten. Ihre eigene Löschung weiter unten erfasst auch diese Akte.

Diese Fristen sind die Obergrenze, nicht der Regelfall. Weiter unten auf dieser Seite löschen Sie jederzeit selbst, ohne Anfrage und ohne Begründung. Die Löschung nach Fristablauf trifft dagegen nicht auf den Tag genau zu, sondern beim nächsten Durchlauf des Programms, das die Fristen gegen den Bestand prüft.

Sie können jede Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, ohne Grund und ohne Nachteil für Ihre Projektakte (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ihnen stehen außerdem die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu (Art. 15 bis 21 DSGVO), sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg. Zuständig ist er, weil die CITO GmbH ihren Sitz in Hamburg hat. Sie können sich dort beschweren, ohne vorher uns zu fragen.

Auskunft und Löschung führen Sie unten selbst aus, ohne Anfrage und ohne Wartezeit. Sie brauchen dafür kein Konto: Ihre Projektakten hängen an einer anonymen Kennung in diesem Browser, und genau die fragen die beiden Knöpfe ab.

Für alles, was darüber hinausgeht, etwa eine Berichtigung oder einen Widerspruch, ist die Kontaktstelle im Impressum zuständig.